提案依頼書は、RFP (Request For Proposal)ともいい、ウェブサイト構築やシステム開発を外部に委託する際に、どのような条件で何を達成したいのかをまとめた資料です。
これがしっかり作成できていないと、特に複数の業者に声をかける場合、何回も同じやり取りを繰り返したり、当初想定できていなかった範囲の質問に対して毎回返答を考えなければならなかったり、重要視する軸がそれぞれ異なる提案のなかからどれを選ぶべきかわからなくなり、最終的にうまく行かなかった場合に何が原因なのかわからなくなります。
この記事では、提案依頼書に何をどのようにまとめるべきかをまとめます。
提案依頼書にまとめるべきこと
プロジェクトの概要や、リニューアルの場合には対象サイトなど、最低限必要な情報はもちろんまとめるべきですが、ここでは、よりよい提案、要望から外れない提案をしてもらうために必要な情報をまとめましょう。
現状の課題や、プロジェクトの先にある目標値（たとえば、現状からどの程度どの数字を向上させたいか）、予算や機能要求、主要なマイルストーン、どの程度検証するか、などです。
そのほか、提案書の作成様式や、提案時にデザインサンプルも必要であればその旨の記載、提案書をどのように取り扱うか、質問期限などもまとめましょう。
契約についても、契約主体や再委託条件など記載するべきことがあります。
管理・運用の体制の設計も必要なら記載があるべきです。バックアップや復旧の必要があるならそれも記載しましょう。
合理的配慮の義務化のこともあり、アクセシビリティ対応をどこまで行うかなどもますます重要になってきています。
依頼する側が見落としやすいこと
対象になるウェブサイトは記載しやすいですが、関連しているウェブサイトが複数あったときに、どれを対象外とするかは明記が必要であったり、いまのウェブサイトについて、どの範囲やどの業務は継続したいかなど、専門家の提案が欲しかったとしても、あらかじめ提示しておくべきことがあります。
また、見落としやすいのは、「その要求は予算内で合理的に実現可能なのか」ということです。予算内ではかなり無理をしなければ実現できない規模になっているかどうか、よほど経験がなければ判断できないことのほうが多いです。
特に、提案依頼書を作成して提案を依頼する場合は、提案の作成までの費用（調査・提案のために人件費もかなりかかることが多いです）を業者側が負担することが多くあります。
無理な要求を実現させるための計画を無償で依頼することになると、次回以降に同じ依頼がしづらくなるばかりか、受注のためだけに提案内容に対して異様に安く提示してきた業者を見抜けず選定してしまい、プロジェクトが失敗してしまう原因にもなりかねません。
まとめ
先駆では、「提案依頼書（RFP）作成支援サービス」を提供しています。ウェブサイト構築・ウェブシステム開発に25年携わってきた経験をもって、業者としてどのような情報があればよりよい提案が作成可能であるか、作成した要求が予算内で実現可能であるかなど、具体的に検討を伴走し、提案依頼書の作成を支援いたします。
もちろん、先駆以外に提案を依頼する場合であっても、提案依頼書作成のみのご依頼でも対応可能です。数年前に作成したものなので項目名が最新ではありませんが、フォーマットなども掲載しております。ぜひ、サービス詳細ページからご確認のうえ、何かありましたらお気軽にお声がけください。
